HARPER DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS S.A.S., en adelante HARPER DISTRIBUCIONES, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta la presente Política con el propósito de garantizar el adecuado tratamiento, seguridad, confidencialidad y protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas, visitantes y demás Responsable: HARPER DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico para protección de datos: ventas@harperdys.com.co
Página web: www.harperdys.com.co
Esta política se desarrolla principalmente bajo las siguientes disposiciones:
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley Estatutaria 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales.
Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
Ley 2157 de 2021, en lo relacionado con modificaciones al régimen de hábeas data financiero.
La Ley 1581 reconoce, entre otros, los derechos de los titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal y establece principios para su tratamiento.
La presente Política tiene como objetivo establecer los lineamientos bajo los cuales HARPER DISTRIBUCIONES recolecta, almacena, utiliza, actualiza, consulta, transmite, transfiere y, cuando corresponda, elimina datos personales.
La empresa busca garantizar que el tratamiento de la información se realice de manera legal, segura, transparente y respetuosa de los derechos de los titulares.
Dependiendo de la relación comercial o del servicio solicitado, HARPER DISTRIBUCIONES podrá recolectar:
Nombre y apellidos.
Número de identificación.
Empresa a la que pertenece.
Cargo.
Dirección de entrega o facturación.
Ciudad.
Número telefónico y WhatsApp.
Correo electrónico.
Información relacionada con solicitudes de cotización.
Información comercial necesaria para la relación con clientes y proveedores.
Información necesaria para facturación y cumplimiento de obligaciones legales.
Información relacionada con pedidos, compras, cotizaciones y servicios.
Información proporcionada voluntariamente mediante formularios de la página web.
HARPER DISTRIBUCIONES procurará recolectar únicamente la información necesaria para cumplir las finalidades informadas al titular.
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Comerciales
Atender solicitudes de información.
Elaborar y enviar cotizaciones.
Gestionar pedidos y ventas.
Realizar seguimiento comercial.
Informar sobre productos y servicios.
Mantener comunicación con clientes y prospectos.
Enviar información comercial cuando exista autorización para ello.
Administrativas y contractuales
Gestionar relaciones comerciales con clientes y proveedores.
Elaborar facturas y documentos comerciales.
Gestionar pagos y cartera.
Cumplir obligaciones contractuales.
Mantener registros contables y administrativos.
Atención al cliente
Responder preguntas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
Realizar seguimiento a solicitudes.
Mejorar la calidad de los productos y servicios.
Seguridad y cumplimiento legal
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
Prevenir fraudes, usos indebidos o actividades ilícitas.
Mantener la seguridad de la información y de las instalaciones.
Marketing
Cuando el titular haya otorgado la correspondiente autorización, sus datos podrán utilizarse para enviar información sobre:
Productos.
Promociones.
Nuevos servicios.
Catálogos.
Ofertas comerciales.
Campañas de marketing.
HARPER DISTRIBUCIONES solicitará, cuando sea necesario, la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales.
La Ley 1581 establece que, salvo las excepciones legales, el tratamiento requiere autorización previa e informada que pueda ser consultada posteriormente.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, formularios web, correo electrónico, mensajes u otros mecanismos que permitan demostrar posteriormente la autorización otorgada.
HARPER DISTRIBUCIONES evitará solicitar o tratar datos sensibles que no sean estrictamente necesarios para el desarrollo de sus actividades.
Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información considerada sensible, se solicitará la autorización correspondiente y se aplicarán las medidas de seguridad establecidas por la legislación colombiana.
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares tienen derecho a:
Conocer los datos personales que HARPER DISTRIBUCIONES tenga sobre ellos.
Solicitar la actualización de sus datos.
Solicitar la rectificación de información incorrecta o incompleta.
Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
Solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos establecidos por la ley.
Estos derechos hacen parte del régimen general de protección de datos establecido por la Ley 1581 de 2012.
HARPER DISTRIBUCIONES implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra:
Acceso no autorizado.
Pérdida.
Alteración.
Uso indebido.
Divulgación no autorizada.
Destrucción accidental o ilícita.
El acceso a la información estará limitado al personal, proveedores o terceros que requieran dicha información para desarrollar funciones legítimas relacionadas con las finalidades informadas.
Cuando una persona utilice la página web de HARPER DISTRIBUCIONES y diligencie formularios de contacto, cotización o solicitud de información, los datos suministrados podrán ser utilizados para atender su solicitud y, cuando exista autorización, realizar actividades comerciales.
Los formularios de la página web deberán incluir un mecanismo mediante el cual el usuario pueda aceptar expresamente la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Recomendación para el formulario:
☐ Autorizo a HARPER DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS S.A.S. para realizar el tratamiento de mis datos personales de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales.
La casilla debería permanecer desmarcada por defecto.
Los datos suministrados voluntariamente por los usuarios mediante WhatsApp, correo electrónico, formularios web u otros canales digitales podrán ser tratados para atender solicitudes, cotizaciones, pedidos y comunicaciones comerciales, de acuerdo con la autorización otorgada y las finalidades informadas.
La empresa deberá procurar que estos canales sean utilizados de forma segura y limitar el acceso a la información al personal autorizado.
HARPER DISTRIBUCIONES podrá compartir información personal con proveedores o terceros cuando sea necesario para la prestación de servicios, gestión administrativa, tecnológica, logística, contable, comercial o contractual.
Cuando corresponda, estos terceros deberán cumplir las obligaciones relacionadas con la protección y seguridad de los datos personales.
HARPER DISTRIBUCIONES conservará los datos personales durante el tiempo que sean necesarios para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras existan obligaciones legales, contractuales, contables, comerciales o administrativas que justifiquen su conservación.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista obligación legal de conservarla, se podrán implementar mecanismos de eliminación, anonimización o supresión, según corresponda.
HARPER DISTRIBUCIONES podrá realizar transmisión o transferencia de datos personales a terceros cuando resulte necesaria para el desarrollo de sus actividades y siempre de acuerdo con las condiciones establecidas por la legislación colombiana.
Cuando corresponda, se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la protección de la información.
La presente Política entra en vigencia a partir de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras HARPER DISTRIBUCIONES realice tratamiento de datos personales.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares mediante los mecanismos disponibles, incluyendo la página web de la empresa.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de la protección de datos personales en Colombia y tiene facultades de vigilancia y sanción frente al cumplimiento del régimen de protección de datos.
El titular podrá acudir ante la SIC cuando, después de haber presentado su consulta o reclamo ante el responsable o encargado correspondiente, considere que sus derechos no han sido atendidos conforme a la legislación aplicable.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HARPER DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS S.A.S.
Al suministrar voluntariamente mis datos personales a HARPER DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS S.A.S., autorizo el tratamiento de los mismos de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa, para las finalidades allí descritas, incluyendo la atención de solicitudes, cotizaciones, pedidos, gestión de la relación comercial y, cuando corresponda y exista autorización, el envío de información comercial y promocional.
Declaro que he sido informado(a) sobre mis derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de mis datos, así como revocar la autorización, en los términos establecidos por la legislación colombiana.
Contacto para protección de datos: ventas@harperdys.com.co